SlackをAIの職場にする
AI担当者を置く前に、Slackをどう用意するか

なぜSlackなのか

AIに仕事をさせるだけなら、チャット画面に直接打ち込めば済みます。 それでもSlackを職場にするのには、3つの理由があります。

• 名指しで呼べる。「@受注担当」と書けば、その担当だけが出てきます。 誰に頼んだのかが、頼んだ側にも分かります。
• やりとりが残る。いつ何を頼み、どう返ってきたかが全部残ります。 あとで「言った・言わない」にならず、そのままAIの教材にもなります。
• 人とAIが同じ場所にいる。スタッフがAIの報告を読み、AIが人の依頼を読む。 別々のツールに分かれていると、この行き来が起きません。

Slackでなければならない、という話ではありません。Chatworkでも、Teamsでも、 「名指しで呼べて」「記録が残って」「人と同じ場所」なら同じことができます。 ここではSlackを例に説明します。

用意するものは、この3つだけ

この3つを、次の7つのステップで順番に組み立てていきます。 1から4までできれば、もう「AIが同僚として働いている」状態になります。 5から7は、それを事故なく、人が見ていなくても回すための部分です。

1チャンネルを「仕事の単位」で作る

いちばん最初にやるのは、Slackにチャンネル（部屋）を作ることです。 ここで大事なのは、部屋の分け方を「仕事の種類」にそろえることです。 「AI部屋」を1つ作ってそこで何でも頼む、という形にすると、必ず行き詰まります。

当社では、次のように分けています。自社の業務に置き換えて考えてみてください。

2AI担当に「名前と顔」をつける

次に、それぞれの部屋に出てくるAIに、人としての名前とアイコンを付けます。 これは飾りではありません。投稿を見た瞬間に「誰が言っているか」が分かることが、 人が読む気になるかどうかを決めます。

当社では、AI担当者に人名を付けて、アイコンも一人ずつ変えています。 スタッフは「受注のあの子が言っている」という感覚で読んでいます。 名前は覚えやすければ何でも構いませんが、実在の取引先や社員と混同しない名前にしてください。

3「呼ばれたら動く」をつくる

ここが、便利なチャットとAI担当者の分かれ目です。 Slackで @担当名 と書いて話しかけたら、それがそのまま仕事の受付になる状態にします。

逆にいうと、人がSlackを見て、その内容をAIの画面にコピーして貼り、 返ってきた答えをまたSlackに貼り直している間は、まだ自動化されていません。 それは「AIを使っている」であって、「AIが働いている」ではないからです。

この仕組みは、社内のシステム担当や、外部の開発者に作ってもらう部分になります。 非エンジニアの方が押さえておくべきなのは、発注のときに次の4つを条件として伝えることです。

4担当に読ませる「3つの紙」をつくる

ここが一番時間がかかり、そして一番効くところです。 AIの出来を決めるのは、モデルの新しさではなく、この紙の中身です。

3つとも、特別なシステムは要りません。テキストファイル（.md）で十分です。 大事なのは置き場所を決めて、担当が起動するたびに必ず読む順番まで決めておくことです。 当社は「会社の前提 → 経営の考え方 → 禁止事項 → 担当の設定 → マニュアル → ノート」の順で読ませています。

5報告の書き方を決める

AIに任せると、報告がやたら長くなります。作業の経過を全部書き、 専門用語が並び、最後まで読まないと結論が分からない。これでは誰も読みません。 読まれない報告は、していないのと同じです。

そこで、報告の型を先に決めて、全担当に守らせます。当社のルールはこうです。

• 結論から書く。終わったのか、終わっていないのか、判断してほしいのか。
• 本文は5行以内。詳しい話は聞かれてから出す。
• 非エンジニアが読んで分かる言葉で書く。専門用語はその場でひらく。
• 載せないものを決める。コマンド、フォルダの場所、内部の管理番号、 「終了コード0」のような機械向けの表示は投稿しない。
• 1つの作業につき投稿は1本。途中経過を実況しない。

あわせて、正常なときは黙ることも決めてください。 「正常に完了しました」が毎日何十本も流れると、本当に困ったときの1本が埋もれます。

6勝手にやらせないことを決める

ここは、作りながら決めるのではなく先に決める部分です。 AIは指示されれば実行できてしまうので、「やらせない」を人間側が用意しておく必要があります。

当社では、次の5つに当てはまることは、AIが自分で実行せず、必ず人の承認を取ります。

• 削除。商品・注文・データを消すこと。
• お金。支払い、価格の変更、広告費に関わること。
• 社外。お客様・取引先へ出るもの（メール、モールへの掲載、SNS投稿）。
• 方針。やり方そのものを変えること。
• 仕組み。いま動いている自動処理を止めたり書き換えたりすること。

そのうえで、承認のお願いの書き方も決めます。 「対象は何か」「何はやらないか」「元に戻せるか」の3点が書かれていない依頼は、承認しない。 これを決めておくと、判断する側が毎回考えなくて済みます。

7人が呼ばなくても動くようにする

ここまでできると、「話しかければ働く同僚」が完成します。 最後のステップは、話しかけなくても働く状態にすることです。 効果が数字で出はじめるのは、たいていここからです。

毎朝の受注取り込み、毎晩のバックアップ、毎週の点検、月初の集計。 決まった時間に決まった仕事をするものは、パソコンの標準機能（タスクスケジューラ）で自動的に動かせます。 当社ではこの形で動いているものが約60本あります。

ただし、ここで必ず必要になるものが1つあります。「動いたかどうかを、別の場所から確かめる仕組み」です。

当社が実際に踏んだ失敗

ここまでの内容は、きれいに設計してできたものではありません。 ほとんどが、事故のあとに足したものです。同じ穴を踏まないよう、5つだけ共有します。

自己点検リスト（7分野45項目）

最後に、いま自社がどこまでできているかを確かめるための一覧です。 当社の構成を、あとから項目に分解して整理し直したものなので、 そのまま「これから作るものの一覧」としても使えます。

各項目に付いている必須・推奨・発展は、そのまま着手する順番です。 まず必須の10項目だけを埋めてください。それだけでも、AIは十分に同僚として働きはじめます。

各項目は「無い／人がやっている／型はある／仕組みになっている」の4段階で見ると、 自社の現在地がはっきりします。「型はある」と「仕組みになっている」の差は、 担当者が誰であっても同じ結果になるかどうかです。 紙に書いてあるだけで、守ったかどうかを誰も確かめていないものは「型はある」に留まります。 当社も45項目のうち17項目が、まだこの段階です。

どこから手を付けるか

全部を一度にやろうとすると必ず止まります。順番はこうしてください。

1. 1週目：部屋と人をつくる。チャンネルを分け、担当に名前と顔を付け、 「これは自分の仕事ではない」を書く。ここまではSlackの操作だけでできます。
2. 2〜3週目：紙を書く。会社の前提3枚と、いちばん困っている業務1つぶんのマニュアル。 全担当ぶんは要りません。1担当だけ作って動かしてみるのが近道です。
3. 4週目：やらせないことを決める。承認が要る5領域と、毎晩のバックアップ。 自動化を広げる前に、ここを先に置きます。
4. 2か月目：呼ばれたら動くようにする。ここからシステム担当や外部の開発者の出番です。 条件はステップ3の4項目をそのまま渡してください。
5. 3か月目以降：自動実行と見張り。毎朝の処理を時間で動かし、 動いたかを別の処理から数える。ここまで来ると、人の作業が目に見えて減ります。

いちばんよくある失敗は、ステップ3（自動で動かす仕組み）から始めてしまうことです。
部屋も紙も無いまま自動化すると、間違った仕事が高速で回るだけになります。